DACH Reisekosten- & Spesenabrechnung 2026
Berechnen Sie Verpflegungsmehraufwand, Mahlzeitenkürzungen, amtliches Kilometergeld und Pendlerpauschalen sekundenschnell. Erstellen Sie eine prüffähige DIN-A4 Abrechnung für Buchhaltung und Finanzamt.
Mitarbeiter- & Stammdaten
Angaben für die druckfertige Reisekostenabrechnung (DIN-A4).
Reisetag-Manager & Verpflegung
Erfassen Sie einzelne Reisetage, Mahlzeitengestellung und gefahrene Strecken.
Erstattungsfähige Gesamtreisekosten 2026
Druckfertige Reisekostenabrechnung (DIN-A4)
Entspricht den behördlichen Anforderungen für Vorlage bei Personalabteilung und Finanzamt.
Reisekostenabrechnung 2026
| Name des Reisenden: | Maximilian Mustermann |
| Personalnummer: | PA-84920 |
| Abteilung / KSt: | Vertrieb / B2B-KeyAccount |
| Anlass / Reisezweck: | Projekt-Kickoff & Systemprüfung |
| Reisezeitraum: | 14.01.2026 – 16.01.2026 |
| Auszahlungsart: | Überweisung Gehaltskonto |
| Datum | Ort & Reiseart | Gestellte Mahlzeiten | Verpfleg. (€) | Fahrt (km) | Hotel (€) | Nebenkosten |
|---|
| Summe Verpflegungsmehraufwand: | 0,00 € |
| Summe Fahrtkosten / km-Geld: | 0,00 € |
| Summe Übernachtung / Hotel: | 0,00 € |
| Summe Reisenebenkosten / Belege: | 0,00 € |
| Steuerfreier Erstattungsbetrag: | 0,00 € |
💡 Häufig gestellte Fragen zu Reisekosten & Spesen 2026
Wann darf die volle Verpflegungspauschale von 28,00 € angesetzt werden? ▼
Die volle Pauschale von 28,00 € steht dem Arbeitnehmer für jeden Kalendertag zu, an dem er volle 24 Stunden von seiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist. Das betrifft Zwischentage bei mehrtägigen Dienstreisen. Für An- und Abreisetage gilt stets die ermäßigte Pauschale von 14,00 €, unabhängig von der tatsächlichen Stundenzahl.
Wie funktioniert die Mahlzeitenkürzung bei Hotelübernachtung mit Frühstück?
Wie funktioniert die Mahlzeitenkürzung bei Hotelübernachtung mit Frühstück?
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Wird das Frühstück vom Arbeitgeber bezahlt (oder ist in der Hotelrechnung enthalten), ist die Tagespauschale um 20 % des vollen Tagessatzes (20 % von 28,00 € = 5,60 €) zu kürzen. Bei einem An- oder Abreisetag mit 14,00 € Pauschale verbleiben somit noch 8,40 € steuerfreier Verpflegungsmehraufwand.
Was gilt bei der Dreimonatsfrist (§ 9 Abs. 4a Satz 6 EStG)? ▼
Wird ein Arbeitnehmer an derselben Tätigkeitsstätte längerfristig eingesetzt, kann der Verpflegungsmehraufwand nur für die ersten 3 Monate steuerfrei erstattet werden. Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen (Urlaub, Krankheit oder anderer Einsatzort) führt zu einem Neubeginn der Dreimonatsfrist.
📚 Fachratgeber zu Reisekosten, Spesen & Pendlerpauschalen 2026
Vertiefende Rechtsgrundlagen, BMF-Schreiben 2026 und Praxisanleitungen für Deutschland, Österreich und die Schweiz:
Amtliche BMF-Pauschalen, Mahlzeitenkürzung (-20% / -40%) und Auslandstagegelder.
Ratgeber 2:Pflichtangaben nach BMF, Vorsteueraufteilung bei Hotelbelegen und DIN-A4 Formulare.
Ratgeber 3:Entfernungspauschale 0,38 € ab km 21, Homeoffice-Vergleich und amtliches Kilometergeld.