1. Die Pauschalen für Deutschland 2026 im Überblick
In Deutschland regelt § 9 Abs. 4a des Einkommensteuergesetzes (EStG) in Verbindung mit den jährlichen BMF-Schreiben die steuerfreie Erstattung von Verpflegungsmehraufwendungen bei Auswärtstätigkeiten.
| Dienstreise-Konstellation | Abwesenheitsdauer | Pauschbetrag 2026 |
|---|---|---|
| Ganztägige Abwesenheit (Zwischentag) | 24 Stunden (Kalendertag) | 28,00 € |
| Anreisetag (mehrtägig mit Übernachtung) | Beliebige Stundenzahl | 14,00 € |
| Abreisetag (mehrtägig mit Übernachtung) | Beliebige Stundenzahl | 14,00 € |
| Eintägige Dienstreise ohne Übernachtung | Mehr als 8 Stunden | 14,00 € |
| Eintägige Dienstreise ohne Übernachtung | Bis zu 8 Stunden | 0,00 € |
Wichtig: Bei einer mehrtägigen Reise mit Übernachtung ist für den An- und Abreisetag keine Mindestabwesenheit erforderlich – selbst eine Anreise von nur 2 Stunden berechtigt zum Ansatz der vollen 14,00 Euro.
2. Mahlzeitenkürzung nach § 9 Abs. 4a Satz 8 EStG
Wird dem Arbeitnehmer anlässlich der Auswärtstätigkeit vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten (z. B. Kunde, Veranstalter, Hotelübernachtung) eine Mahlzeit unentgeltlich zur Verfügung gestellt, ist die Verpflegungspauschale tageweise wie folgt zu kürzen:
20 % des vollen Kalendertagessatzes (28,00 € × 20 %). Gilt auch bei An-/Abreisetag.
40 % des vollen Kalendertagessatzes (28,00 € × 40 %). Z. B. Kantinenverpflegung beim Kunden.
40 % des vollen Kalendertagessatzes (28,00 € × 40 %). Z. B. Geschäftsessen oder Bankett.
Übersteigt die Summe der Kürzungen den für den jeweiligen Tag zustehenden Pauschbetrag (z. B. an einem Anreisetag mit 14,00 € Pauschale, an dem Frühstück und Mittagessen gestellt werden: 5,60 € + 11,20 € = 16,80 € Abzug), wird der Mehraufwand lediglich auf 0,00 Euro gekürzt. Ein geldwerter Vorteil oder negativer Spesensatz entsteht dadurch für den Arbeitnehmer nicht.
3. Vergleich im DACH-Raum: Österreich & Schweiz
Grenzüberschreitende Dienstreisen und Unternehmen mit Standorten in Österreich oder der Schweiz erfordern das Verständnis der dortigen Rechtsnormen:
🇦🇹 Österreich (§ 26 Z 4 EStG): Diäten & Nächtigungsgeld
Inland 30,00 € / TagIn Österreich steht dem Arbeitnehmer bei einer Dienstreise von mehr als 3 Stunden Dauer ein Tagesgeld zu. Für jede angefangene Stunde gebührt ein Zwölftel des Tagessatzes, also 2,50 Euro pro angefangene Stunde, bis maximal zum vollen Satz von 30,00 Euro (ab mehr als 11 Stunden Abwesenheit). Das amtliche Nächtigungsgeld ohne Beleg beträgt 17,00 Euro pro Nacht.
🇨🇭 Schweiz: Eidgenössische & kantonale Spesenpraxis
70 CHF / TagDie Schweiz kennt keine starre Bundesverordnung wie Deutschland, sondern stützt sich auf genehmigte Spesenreglemente (Art. 327a Obligationenrecht). Als Richtwert der Steuerverwaltungen gelten 35 CHF für das Mittagessen und 35 CHF für das Abendessen (zusammen 70 CHF für einen vollen Reisetag). Bei Hotelübernachtungen mit Frühstück wird üblicherweise ein Abzug von 15 CHF vorgenommen.
4. Die Dreimonatsfrist (§ 9 Abs. 4a Satz 6 EStG)
Ein häufiger Prüfungsschwerpunkt bei Lohnsteuerprüfungen ist die Dreimonatsfrist: Wird ein Arbeitnehmer längerfristig an derselben Tätigkeitsstätte eingesetzt (z. B. langfristiges Kundenprojekt vor Ort), darf der Verpflegungsmehraufwand nur für die ersten drei Monate steuerfrei erstattet werden.
Wann beginnt die Dreimonatsfrist neu?
Eine Unterbrechung der Auswärtstätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte von mindestens 4 Wochen (z. B. durch Urlaub, Krankheit oder Einsatz an einem anderen Ort) führt zu einem vollständigen Neubeginn der Dreimonatsfrist.
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